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集团公司档案信息资源库成精准搜寻“百宝囊”

  本网讯 以往从十几万卷企业档案中寻找到需要的资料恰如大海捞针,现在集团档案信息资源库却变成了实现档案高效使用,精准搜寻的“百宝囊”。

  发挥集团公司档案资料的利用价值,提高利用效率,集团大力加强档案信息资源库建设。目前,集团公司各级档案处室共收藏档案13.6万卷件,其中集团总部2.8万卷、铁雄冶金2.2万卷、铁雄新沙4.8万卷、山东物流集团1.1万卷。

  “我需要查考集团与几个企业间的入股协议,这是清单。”近日,集团法律事务部律师田福超到集团文档处查询所需档案内容。过去,满足这样的借阅要求,需要分别与各子公司联系,各子公司要翻阅大量纸质档案,查到后再进行扫描,通过邮件发回总部汇总。现在,工作人员在电脑中打开档案资源管理与利用系统,键入对方提供的“关键词”,就立刻检索出了对应数据,经浏览筛选,很快就锁定所需档案,在线下载后,通过OA发送给田福超,整个检索处理过程不到20分钟就可搞定。

  面对各权属公司地域分散,信息传输容易产生“壁垒”的情况,集团公司顶层设计,制定档案信息化建设方案,采取整体规划、分步实施、先内后外、稳步推进的方式,以总部数字档案室建设为主体,与各权属公司档案室及OA系统等应用系统有机融合,构建三位一体的网络框架,打造“集团档案信息资源库”,实现企业档案数字化管理,促进档案信息资源共享。

  档案处信息化主办何飞虎介绍说:“集团档案资源管理与利用系统正式上线后,总部数字档案室建设进入‘白热化’状态。通过对室藏全部档案的目录进行录入,对原文进行扫描、OCR识别、合成双层PDF、与目录数据库挂接,对电子文件、音视频信息进行收集整理入库,逐步完成对室藏档案的全面整理、编目、目录著录及全文数字化工作。”

  为使借阅利用更加人性化、便捷化,集团OA系统上线借阅利用审批流程。档案处工作人员一旦在OA系统收到集团用户借阅审批通知,会迅速启动搜索程序,高速检索“资源库”,查找并下载相关档案资源,经由OA系统传送至集团用户界面,整个过程用时不足5分钟。集团公司多个用档部门单位对此由衷赞叹:“足不出户,档案就到了手中,这才是真正的高效!”。集团“一站式”档案借阅如今在企业各项经营管理中切实发挥出越来越重要的资证作用。

  在总部“变身”数字化档案室的同时,为便于权属公司档案的统一收集、存储、管理、利用,集团公司采取实体档案由各权属公司就地管理,数字档案在总部集中管理的方式,克服各权属公司地域分散无法使用局域网的难题,利用VPN登录,为集团15家权属公司开启档案管理系统使用权限,实现全集团纸质档案与数字档案的维护管理。各权属公司紧跟集团步伐,也在紧锣密鼓地开展档案数字化工作,收集电子文件,录入档案管理系统,不断充实“集团档案信息资源库”。

  截至目前,集团公司已形成电子文件数据总量510G,一座存储丰富的“档案信息资源库”雏形乍现。当前,集团公司正在开发OA等各业务系统电子文件归档接口,逐步实现应归档数据在线自动归档至档案管理系统,从而使档案信息从采集、接收、传递到存储、利用一体化,最终实现档案信息资源的传输网络化、管理自动化、服务在线化。 (周佳溪)


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